(Laatste wijziging: 24-05-2024)

Inleiding

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevens bescherming (AVG) van toepassing op iedereen die persoonsgegevens verwerkt. Dus ook op Concertkoor Rijswijk. Deze privacywet gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Hieronder wordt het Privacybeleid omschreven en de uitvoering van de AVG uitgelegd. Koorleden wordt verzocht deze serieus door te nemen en de “Akkoordverklaring” van het Privacybeleid te ondertekenen als een lid, vrijwilliger of anderszins een verbintenis met Concertkoor Rijswijk aangaat.

Welke persoonsgegevens heeft Concertkoor Rijswijk en wat wordt ermee gedaan?

1. NAW-gegevens: Naam, Adres, Woonplaats en e-mailadres. Deze zijn nodig om te communiceren van bestuur naar leden en omgekeerd en tussen de leden onderling. Voor dit zelfde doel worden de telefoonnummers (optioneel NAW onderdeel) gebruikt. Deze NAW gegevens staan met de stemsoort in de ledenlijst, die ook aan de leden ter beschikking wordt gesteld om onderling contacten te kunnen leggen.
2. Geboortedatum staat alleen op het aanmeldingsformulier en wordt bewaard in de ledenadministratie. Geboortedag en -maand worden vrijgegeven voor verjaardagen.
3. Pasfoto voor de ledenlijst op de website, t.b.v. herkenbaarheid van de leden onderling.
4. Aanvangsdatum lidmaatschap, afloopdatum lidmaatschap.
5. Stemsoort (S-A-T-B) is benodigd voor de stemgroepindeling.
6. Foto- en video-opnamen van het koor (waarbij koorleden mogelijk herkenbaar in beeld kunnen voorkomen) op een repetitie, koorweekend, generale repetitie of een concert worden deels geplaatst op het openbare deel van de website of op sociale media, bedoeld voor het interesseren van nieuwe leden, nieuw publiek en voor concerten. Ook benodigd voor het programmaboekje en PR artikelen in kranten en tijdschriften.

Van welke personen worden deze gegevens verwerkt?

1. Van alle koorleden, projectleden, ereleden, dirigent en begeleiding.
2. De gegevens van de oud-leden worden in een apart bestand bewaard, dat alleen door de ledenadministrateur en het bestuur kan worden ingezien. De gegevens in dit bestand kunnen alleen worden gebruikt voor een uitnodiging, reünie e.d.

Waar worden de persoonsgegevens bewaard en wie verwerkt ze?

1. Het bestuur en de ledenadministrateur bewaren alle bovenstaande gegevens en zorgen ervoor dat die tijdig worden aangepast aan gewijzigde omstandigheden. Alleen de actuele gegevens worden bewaard.
2. Alle persoonsgegevens worden op onze website opgeslagen achter een beveiliging van gebruikersnaam en wachtwoord en zijn tevens beveiligd met een back up.
3. De namen van de koorleden die in een concert meezingen worden vermeld in het programmaboekje dat ons publiek krijgt aangeboden.
4. De ledenlijst met de NAW-gegevens en de pasfoto worden door het bestuur en de ledenadministratie bewaard. Na het actualiseren worden de oude lijsten verwijderd.
5. Alle algemene correspondentie van het bestuur aan de leden per mail wordt altijd via de BCC adresbalk verstuurd.
6. De stemadviesresultaten en uw muzikale ervaring worden bewaard door de Coördinator Stemadviezen en zijn alleen beschikbaar voor het bestuur.

Welke gegevens worden gedeeld met anderen?

1. De stemsoort, stemtestresultaten en stemadviezen met de dirigent.
2. De algemene informatie op het “niet beveiligde deel” van de website is openbaar.

Hoe worden de leden geïnformeerd over het gebruik van persoonsgegevens?

1. Door middel van deze beleidsnota “ Privacybeleid Concertkoor Rijswijk” die op het openbare deel van onze website is te vinden.
2. Door ondertekening van de "Privacyverklaring" verleent elk nieuw lid toestemming voor het gebruik van zijn/haar persoonsgegevens zoals aangegeven op het aanmeldingsformulier.

Hoe kunnen de leden hun gegevens opvragen en wijzigen?

1. Leden hebben recht op inzage, wijziging, verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming van persoonsgegevens, overeenkomstig het bepaalde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Leden kunnen hierover contact opnemen met de ledenadministratie.
2. Bij einde lidmaatschap en einde contributiebetaling worden alle gegevens in actuele ledenbestand gewist. De NAW-gegevens worden opgeslagen in een archiefbestand dat gebruikt kan worden voor uitnodigingen zoals voor een reünie o.i.d. Bij regelmatig terugkerende projectleden worden de gegevens 2 jaar na de laatste projectdeelname gewist.
3. In de financiële administratie van het koor worden persoonsgegevens (volgens de wettelijke bewaarplicht) 7 jaar bewaard.

Belofte van Concertkoor Rijswijk

1. Concertkoor Rijswijk (Bestuur en ledenadministratie) wil graag zo weinig mogelijk van de leden weten, maar heeft bovenstaande informatie nodig om als vereniging te kunnen functioneren. Er zal vertrouwelijk worden omgegaan met de persoonsgegevens zoals hierin omschreven.
2. Elk lid, belooft om de gegevens van andere koorleden en van het koor als totaal, uitsluitend te gebruiken voor eigen gebruik en deze niet door te geven naar externe partijen of openbaar te maken.
3. Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen Concertkoor Rijswijk, dient dit gemeld te worden bij het bestuur, zodat er (waar nodig) maatregelen getroffen kunnen worden.
4. Concertkoor Rijswijk zal datalekken melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookie verklaring

Het gebruik van cookies

De website concertkoorrijswijk.nl maakt gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat met de pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door de browser op de harde schijf van een computer, of het geheugen van een mobiele telefoon, smartwatch of tablet wordt opgeslagen. Het gebruik van cookies is van groot belang voor het optimaal laten functioneren van de website, maar ook cookies waarvan koorleden niet direct het effect zien zijn zeer belangrijk. Dankzij de anonieme gegevens van websitebezoekers kan door deze cookies het gebruik van de website verbeteren en gebruiksvriendelijker gemaakt worden.

Toestemming voor het gebruik van cookies

Voor het gebruik van deze cookies is toestemming vereist van de websitebezoeker. Dit wordt gedaan door middel van een zogenaamd "toestemmingsvenster" dat onderaan het scherm wordt aantroffen als men onze website voor de eerste maal bezoekt. In dit venster wordt gevraagd toestemming te verlenen d.m.v. cookies te accepteren. Deze toestemming blijft 30 dagen geldig. Daarna wordt de toestemming opnieuw gevraagd als de website wordt bezocht.

De gebruikte typen cookies en hun doelstellingen

De volgende typen cookies worden gebruikt:

1. Functionele cookies: hiermee functioneert de website beter en is deze gebruikersvriendelijker voor de bezoeker. Speciale functies zoals "Onthoud mij" voor ingelogde leden worden door dit soort cookies verzorgd.
2. Analytische cookies: deze zorgen ervoor dat elke keer als iemand de website bezoekt er een anonieme cookie wordt gegenereerd. Met deze cookie wordt duidelijk dat deze persoon de website al eerder heeft bezocht. Alleen bij het eerste bezoek wordt er een cookie aangemaakt, bij volgende bezoeken wordt er gebruik gemaakt van deze reeds bestaande cookie. Deze cookie dient alleen voor statistische doeleinden. Daarmee worden de volgende gegevens verzameld:
   1. het aantal unieke bezoekers,
   2. hoe vaak bezoekers de site bezoeken,
   3. welke pagina’s bezoekers bekijken,
   4. hoe lang bezoekers een bepaalde pagina bekijken,
   5. bij welke pagina bezoekers de site verlaten.

Welke derden plaatsen tracking-cookies?

Ingesloten inhoud

Er wordt gebruik gemaakt van de inhoud die vanaf andere websites wordt opgehaald en op de website van Concertkoor Rijswijk wordt vertoond. Denk hierbij aan YouTube video’s of geluidsfragmenten. De programmacode van deze ingesloten inhoud maakt vaak gebruik van cookies. Wat deze derden met de cookies en persoonsgegevens doen, is te vinden in het privacy- beleid van de desbetreffende dienst.

Google Analytics

Concertkoor Rijswijk gebruikt dit uitgebreide stuk gereedschap van Google om tot in detail te kunnen analyseren hoe de website functioneert en hoe bezoekers door de website heen navigeren en de website gebruiken. Door deze analyses kan de website sneller en gebruikersvriendelijker worden gemaakt en verbeterd worden. Om deze analyses te kunnen uitvoeren plaatst ook Google Analytics een tracking-cookie op het apparaat van iemand die de website bezoekt. Concertkoor Rijswijk garandeert ten aanzien van Google Analytics dat de volgende maatregelen in het kader van de AVG (aantoonbaar en aanwezig in een dossier) zijn getroffen:

1. Concertkoor Rijswijk heeft een verwerkersovereenkomst met Google Analytics gesloten,
2. Ook zijn de gegevens geanonimiseerd door het laatste gedeelte van iemands IP-adres (ieders unieke adres op het internet) te maskeren,
3. Alle mogelijkheden die Google aanbiedt om "gegevens met Google te delen" zijn uitgezet,
4. Er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Het blokkeren of verwijderen van cookies

Iedereen kan cookies te allen tijde eenvoudig zelf blokkeren en verwijderen via de internetbrowser. Ook kan iedereen de internetbrowser zodanig instellen dat een bericht ontvangen wordt als er een cookie wordt geplaatst. Ook kan worden aangegeven dat bepaalde cookies niet geplaatst mogen worden. Voor deze mogelijkheid kan de helpfunctie van browser bekeken worden. Als de cookies in iemands browser worden verwijderd, kan dit gevolgen hebben voor het optimaal gebruik van deze website.

Nieuwe ontwikkelingen en onvoorziene cookies

Zoals de inhoud van de website van het koor op ieder moment kan worden aangepast door voortdurende ontwikkelingen, geldt dit ook voor de cookieverklaring. Neem deze verklaring daarom regelmatig door om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

Tot slot

AVG helpt om de privacy te beschermen, maar biedt geen garantie!
Voor vragen over deze beleidsnota kan contact worden opgenomen met de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Bijlage:

Aanmeldingsformulier/Akkoordverklaring Privacybeleid Concertkoor Rijswijk.